技术团队，如何更高效地开会？
相信很多做技术的朋友都一样，我们都是非常讨厌开会的人。我们只希望能够静下心来，沉醉在自己的代码世界中，为了让世界变得更加美好，而付出自己的青春，这才是我们程序员的梦想，这才是我们最应该去做的事情。为何讨厌的会议总是来纠缠我们？我们不想开会，我们只想静静。
其实我们都知道，会议是必不可少，尤其是需要当面沟通的会议。可是，每当我们满怀憧憬，奔向会议室的那一瞬间，其实我们已经开始踩坑了，一段痛苦的时刻即将到来。我们原本希望通过会议让大家一起解决问题，并希望会议结论可以落地执行，但事实情况却大相径庭。
实际情况是面对无休止的讨论，就是没有结论，甚至引起争论，事后带来议论；原本计划 30 分钟的会议，竟然开了 2 个小时，不是肚子饿了，会议还真结束不了；很多参会者被莫名其妙地叫来，但似乎会议的主题却与自己没太大关系。当然，还有无数难忘的会议经历，这些低效的会议让我们再也不相信会议可以解决问题了。
经过多年折腾，我总结了一套轻松并高效开会方法，今天想借助此文，分享给至今还在痛苦的会议中摸爬滚打的朋友们。大家使用我介绍的这六招，一场高效的会议就能立竿见影，速见成效，大家身边的同事们也会对你们刮目相看。
每个会议都需要有一个明确的目标，且目标最好只有一个，所有交流的内容都要围绕这个目标，在固定的时间内锁定目标而不偏离主题是会议组织者的挑战。
其实这也是最容易踩的一个坑，我们总是希望一个会议能讨论尽可能多的问题，最好每个问题都要有结论。可事实情况证明，这只是无意义的贪求。与其让精力分散，不如让目标聚焦，我们既然付出了时间，就一定要有回报。
此外，在会议进行中我们一不小心就容易偏离主题，比如：本来是讨论 A 主题，结果引发讨论 B、C、D 主题，最后 A 问题没有得到解决，B、C、D 也依然没有结论。或许大家都不情愿发生这样的事情，但就是容易被其他人带到沟里。所以，作为会议的组织者，我们要坚定“一个中心”的原则，所有涉及得内容都要围绕它，时刻不能动摇。
会议流程需要结合会议目标来制定，流程一定要做到简单明了，流程中每个环节都要设置合理的预估时间，流程执行能否顺利执行是对会议组织者的艰巨考验。
作为会议的组织者，如果不知道如何计划会议流程，那么这个会议最好还是不要开了。大量事实证明，哪怕有一个简单的会议流程，也比没有要好太多。我的经验是，会议流程最好不要冗长，一般不要超过 4 个环节，因为环节越多，时间越难把控，风险也就越大。会议其实和项目管理类似，事前同样都是按照计划来执行，事中学会灵活控制风险，事后需要有总结和成果。
此外，需要注意的是，作为会议组织者，我们应该在会议开场就介绍会议的目标与议程，以及会议的结束时间，并呼吁大家一起努力打造高效的会议效果，甚至还可以非常礼貌地要求大家在会议期间不要看手机，不要做与会议无关的事情，与大家达成一种会议原则，一起来遵守和监督。
会议时间要尽可能短，能 30 分钟开完，绝不用 40 分钟，但简短并不意味压缩时间而忽略重要信息，定义恰当的会议时间是会议组织者的基本功。
时间永远是最宝贵的资源，作为会议的组织者，我们要用好这个资源。首先需要把控的是会议的整体时间，就像我们评估项目的开发工作量那样，我们需要对会议流程进行分解，分别评估每个环节的时长，从而计算出整个会议的总时长。我的经验是，会议绝不要超过 90 分钟，过长时间的会议，只会让大家感到更加疲惫和崩溃。
此外，在会议进行过程中，我们需要参考既定的会议流程，把控每个环节的时间点，需要做到的是灵活，而不是刻板，我们需要根据会议现场情况来决定是否提前或延长。时间把控一定要做到合理，确保变化在一定范围内即可。
邀请的参会人员是否合适，将决定会议的重量与结果，选择不合适的参会人员是对企业资源最大的浪费，人力成本是最贵的资源。
其实很好计算，请 8 个无关的同事开会 1 小时，相当于浪费公司 1 个人天的成本，也许 1 个人天对于企业不算太贵，但如果这样的会议时常发生，确实会带来一笔不小的开销，这笔开销拿来做团建多好。更严重的是，耽误了那些对会议主题无关同事的时间，其实他们可以利用这段时间做出更有价值的工作。
此外，其实参会人员太多往往不是什么好的事情，表面看来信息似乎可以更好进行同步，实际情况却会让会议变得更加难以控制，尤其是一旦引发一个有争议的问题，就会引发一场混乱。当然还有另一种极端，所谈论得话题与有些同事的相关性不太大，总是那么少数几人在讨论，其他人要么看电脑，要么玩手机，这些都是企业成本浪费。
活跃的气氛是高效会议的润滑剂，没人愿意花时间去参加一次沉闷而无聊的会议，如何将会议变得生动有趣，让大家愿意讲出心中所想，考验会议组织者的激情与技巧。
有些会议组织者一开场就把会议气氛搞得十分紧张，尤其是一些团队管理者。紧张的气氛会抑制大家主动表达自己的想法，从而得不到预期的会议效果。更严重的是，死气沉沉的会议将变成会议组织者的个人演讲，然而这场演讲还得不到任何的掌声。反之，作为会议组织者，我们应该学会如何活跃气氛，调动参会人员的情绪，就像一场好的演讲或培训一样，会议也需要有一个“破冰”的环节。
此外，我们虽然是会议组织者，但并非是独角戏演员。我们要做的是组织大家来探讨，并通过提问来引导大家去思考，最终为需要解决的问题达成结论。其实我们更像是一名编剧兼导演，其他参会者才是真正的演员。
会议中实际交流的内容一般比会前计划更加丰富，会议组织者需要将会议所交流的内容清晰地表达出来（包括待办任务），当然也可以在会议前邀请一位参会者负责记录。
记录会议纪要是有必要的，也是有技巧的。实际上我们可以在会议前就把会议纪要的模版准备好，可以写在电子文档中，也可以写在纸上。不管哪种方式，都要参考会议流程来制作，甚至预先把问题找出来，会议上只需抛出这些问题，组织大家讨论，最终记录结论即可。由于是会议节奏较快，记录时可以仅使用一些关键字，便于会后梳理和总结。
此外，所记录的会议纪要一定要具备条理性，需要做到让没有参加会议的同事也能看得明白。在关键问题和结论上，可以用粗体或带有醒目颜色的文字来装饰，但记号一定不要太多或过分显眼。对于会后需要落地执行的任务，应该指定相应的负责人和结束时间，便于跟进和追踪。
下面是我们前段时间刚开过的一个月度会议，希望对大家有些参考意义。
本月工作总结与下月工作重点
技术一组（15 人）
大勇
小强
2017-07-31 10:30-12:00（90 分钟）
1-C
10:30-11:15（45 分钟）：本月工作总结（每人 3 分钟发言）
11:15-11:30（15 分钟）：个人 OKR 调整建议
11:30-11:55（25 分钟）：下月工作重点（会议主持人组织）
11:55-12:00（5 分钟）：会议总结（会议记录人发言）
工作总结包括但不限于：
本月已完成的工作
本月尚未完成的工作
本月遇到的问题或挑战
以上内容我们会统一通过邮件方式发给各位参会者，并抄送给需要知晓的相关同事。
关于怎么写好一封邮件，其实也非常值得一聊，甚至很多人都说，在公司发邮件其实是一门学问，有机会我在与大家继续分享吧。
开会是绝对是一种有技术含量的沟通的方式，我们都在不断实践和总结，希望本文对大家有所帮助。由于笔者经验有限，有不足之处还请各位读者多多指教。
书上说的总是理想状态，然而跟实际相结合时，总会有各种各样的问题出现。你所在的技术团队里，开会都有些什么规矩，又有哪些天坑呢？不妨跟我们说（吐）说（槽），没准问题明眼人就帮你解决了呢？
作者介绍
黄勇，，现任特赞（Tezign.com）信息科技 CTO，曾任阿里巴巴公司系统架构师。具有丰富的互联网技术架构经验与技术管理经验，擅长敏捷开发模式，推崇“轻量级”系统架构。国内开源软件推动者之一，活跃于 InfoQ、OSChina、CSDN 技术社区。Smart 开源框架创始人，畅销书《架构探险》作者。EGO 会员，QCon 讲师，StuQ 讲师，InfoQ 签约作者。热爱技术交流，乐于分享自己的成长经验。
